IGOE Nedir?

IGOE (Input, Guide, Output and Enabler); Girdi, Kılavuz, Çıktı ve Kaynaklar’ın kısaltmasıdır. Bunlar, herhangi bir iş sürecinin temel bileşenleridir. Proses bilgilerini yakalamak ve belgelemek için ayrıntılı bir yönteme dayanmaktadır. Orijinal teknik, savaş uçaklarının üretim sürecini ayrıntılarıyla yakalamak amacıyla ABD Savunma Bakanlığı tarafından geliştirilmiş ve bu tekniğe IDEF0 adı verilmiştir. Bu teknik geliştirilene kadar, süreçleri belgelemek için tutarlı bir yapı veya yöntem mevcut değildi.

IDEF0 tekniği imalat endüstrisi için geliştirildiği için, bahsi geçen terimler ve tanımlar imalata uygun ve imalatla ilgiliydi. IDEF0, bir sürecin bileşenlerine ICOM’lar adını verdi. ICOM (Input, Control, Output, and Mechanism); Girdi, Kontrol, Çıktı ve Mekanizmanın kısaltmasıdır.

“IGOE” konsepti ise hizmet odaklı süreçleri tariflemek amacıyla oluşturulmuş ve terimler ve tanımlar hizmet sektörüne uyarlanmıştır. Dünyadaki kuruluşların önemli bir bölümünü hizmet kuruluşlarının oluşturduğu düşünülürse, hizmetlere yönelik bir süreci belgelemek ve anlamak için bu yaklaşıma sahip olmak mantıklıdır.

Şekil 1’de, bir IGOE şablonu örneğini vermektedir:

     Şekil 1

Süreç anlayışını ve analizini geliştirmek için IGOE tekniği kullanılıyorsa, her bir süreç bileşeninin tanımlarına sıkı sıkıya bağlı kalmak kritiktir.

Girdi, süreç içinde dönüştürülen veya tüketilen şey olarak tanımlanır ve bu dönüşüm bir katma değer yaratır. Dönüşüm türleri, fiziki, konumsal ve bilgi amaçlıdır. Fiziki dönüşüm; bir şey gerçek anlamda fiziksel bir şekilde değiştiğinde meydana gelir – örneğin, ham maddeleri alıp bitmiş ürünlere dönüştürmek. Konumsal dönüşüm; bir şeyin fiziksel konumu değiştiğinde meydana gelir – örneğin, malların bir depoda taşınması veya malların bir depodan başka bir yere taşınması. Bilgi dönüşümü; bilgi değiştirildiğinde gerçekleşir – örneğin, bilgi oluşturulduğunda, güncellendiğinde veya silindiğinde.

Kılavuz; bir sürecin ne zaman başlayacağını, ne zaman biteceğini, belirleyici olaylarını, tüm politikaları, düzenlemeleri ve tüm standart gereklilikleri sınıflandırarak kapsamak zorundadır. Ek olarak, herhangi bir referans bilgisi veya verinin yanı sıra, sürecin/faaliyetin nasıl olması gerektiğini belirlemeye yardımcı olmak için kullanılan herhangi bir bilgi veya deneyimi de içermelidir.

Bazı Kılavuz örnekleri şunları içerir:

• Bilgi almak veya göndermek süreçleri ilgili başlama ve tamamlama etkinliği,
• Süreçteki faaliyetleri gerçekleştirmek için ihtiyaç duyulan  bilgi veya deneyim,
• İş politikaları,
• İş kuralları,
• Prosedürler
• Kabul veya tamamlanma kriterleri,
• Kültür,
• Performans hedefleri,
• Performans kriteri,
• Kanunlar veya yönetmelikler,
• İşlem sırasında referans malzeme olarak kullanılan her türlü bilgi,

Çıktılar; Girdiler’de meydana gelen değişikliğin ürünü veya sonucu veya Kılavuzlara dayalı bir yaratımın sonucudur.

Son olarak, Kaynaklar; bir Girdiyi Çıktıya dönüştürmek veya Çıktılar oluşturmak için gereken varlıklardır. Bu kaynaklar, bir faaliyet veya süreç tarafından kullanılan insanları, sistemleri, tesisleri, araçları, ekipmanları ve her tür yeniden kullanılabilir varlıkları içerir.

Bu tanımların tutarlı olması, uygulandığı sürecin anlaşılması ve analizi için kritik öneme sahiptir. Tutarlılık olmadan, süreç analizinin anlaşılması ve doğruluğu tehlikeye atılacaktır.

Şekil 2’de Fıstık Ezmeli Jöleli sandviç yapma örneği aktarılmıştır:

     Şekil 2

Şekil 2’de ki fıstık ezmeli jöleli sandviç yapma örneğinde aç çocuk bir Girdi olarak kabul edilebilir çünkü çocuk açlıktan mutluluğa doğru bir dönüşüm geçirir. Süreci anlaşılmasında kritik olmadığı sürece, duygusal değişimler genellikle dokümante edilmez.

Çocuğun tercih tarifleri, sandviçin nasıl yapılacağına ilişkin kriterleri sağladıkları için Kılavuzda yer alır. Deneyim kuruluşların sıklıkla unuttuğu Kılavuz bileşenlerinden biridir, ancak bu deneyim kuruluştan ayrılma söz konusu olduğunda başarı için kritik olabilir. “Aç çocuk” ve “memnun çocuk” olayları, aktivitenin ne zaman başladığını ve bittiğini göstererek sınırları belirlediği için yine klavuz bileşenlerinden biridir.

Anne/Baba kaynaktır çünkü sandviçi yapacak birine ihtiyacımız var. Bıçak, çatal ve kaşık, malzemeleri işlemek için kullanılan araçlar oldukları için kaynaktır. Ana Çıktı ise, malzemelerin ürünü olan sandviçtir.

IGOE için arabaya benzin doldurma örneği, şekil 3’de aktarılmıştır:

     Şekil 3

Şekil 3’te araba ve para, Girdiler ve Çıktılar’dır çünkü her ikisi de bir dönüşümden geçer: araba temizlik yönünde, para ise miktar oranında değişir.

“Benzin pompasına çek” ve “uzaklaş” olayları, işlemin sınırlarını belirler ve faaliyetin ne zaman başlayıp bittiği konusunda klavuzluk eder. Gaz tankına ne kadar gaz konulacağına ilişkin kriterler arasında tank kapasitesi, gaz doldurma kuralları, bütçe ve ücret limiti veya para miktarı yer alır.

Kaynaklar, gazı arabaya koyan kişi, gazın arabaya alınmasını sağlayan benzin pompası ve kullanılıncaya kadar gazı depolamak için tesisi sağlayan benzin istasyonudur. Bunlar kaynaktır, çünkü araç bu kaynaklar veya varlıklar olmadan gazla doldurulamaz.

IGOE için cep telefonu faturasının ödenmesine ilişkin örnek, şekil 4’de aktarılmıştır: 

     Şekil 4

Şekil 4 de Excel elektronik tablosu ve cep telefonu faturası Girdiler ve Çıktılar’dır. Bu aktivitenin ek bir ödeme Çıktısı vardır. O da, Girdiler ve Kılavuzlara göre oluşturulan bir Çıktı örneğidir.

Başlangıç ve bitiş etkinlikleri Kılavuzlar’dır çünkü aktivitenin ne zaman başladığını ve bittiğini gösterirler. Telefon faturasının ödenmesine ilişkin iş kuralları, çeşitli şirket politikalarında yer almaktadır. Cep telefonu faturası aynı zamanda bir Kılavuzdur, çünkü faturadaki bazı bilgiler faturanın ödenip ödenmediğini belirler. Excel elektronik tablosu bir Kılavuzdur çünkü yönetimin her seferinde bakılmasını istediği bilgiler için gereksinimler kümesi olarak hizmet eder.

Kaynaklar etkinlikteki rolleri yerine getiren kaynaklardır. Excel elektronik tablosu, doldurulması gereken şablon olarak bir Kaynaktır, ve PC üzerine Excel’in yüklendiği bir varlıktır.